Ben ik verplicht e-facturen te ontvangen?

Waarom het Ontvangen van E-facturen Geen Optie Meer Is, Maar Een Verplichting

In een wereld waar digitalisering de standaard is geworden, lopen organisaties die vasthouden aan papieren of ongestructureerde PDF-facturen achter de feiten aan. Wat vroeger een kwestie van voorkeur was, is inmiddels een duidelijke verplichting aan het worden: het ontvangen van e-facturen.

Van gemak naar compliance Lange tijd werd e-facturatie vooral gepositioneerd als efficiënt, duurzaam en kostenbesparend. En terecht. Een e-factuur - gestructureerd en digitaal verwerkt via bijvoorbeeld het Peppol-netwerk - scheelt tijd, vermindert fouten en zorgt voor een snellere verwerking in financiële systemen.

Maar de context is veranderd. Wet- en regelgeving in zowel België als de rest van Europa schuift e-facturatie op van ‘nice to have’ naar ‘need to comply’. Denk bijvoorbeeld aan de Europese richtlijn 2014/55/EU die e-facturatie verplicht stelt bij overheidsopdrachten. Steeds meer landen voeren verplichte e-facturatie ook in voor B2B-transacties.

E-facturatie wordt verplicht voor alle btw-plichtige zelfstandigen, dus ook zelfstandigen in bijberoep en kleine ondernemingen vrijsteld van btw (omzet < € 25.000).

Ben ik verplicht e-facturen te ontvangen?

Veel organisaties investeren in systemen om e-facturen te verzenden. Maar het daadwerkelijk kunnen ontvangen en automatisch verwerken van e-facturen wordt te vaak over het hoofd gezien. En precies daar schuilt het risico.

Zonder de juiste infrastructuur kun je:

• Geen e-facturen ontvangen van overheidsinstanties, leveranciers of andere B2B's die (binnenkort) verplicht digitaal factureren.
• Boetes of sancties riskeren bij niet-naleving van e-facturatieregels.
  De sancties zijn als volgt opgebouwd:
  • Eerste overtreding: 1.500 euro
  • Tweede overtreding: 3.000 euro
  • Derde en volgende overtredingen: 5.000 euro
  Tussen elke boete zit een bufferperiode van drie maanden, waarin je de kans krijgt om je alsnog in regel te stellen. Maar: blijf je de regel niet naleven, dan telt elk kwartaal opnieuw als een overtreding.
  Opgelet: Deze regel telt zowel bij het versturen als het ontvangen van e-facturen.
• Cruciale data missen voor je btw-aangifte of boekhouding.
• Vertraging oplopen in je crediteurenproces.

Waarom jouw bedrijf klaar moet zijn voor 1 januari 2026:

De digitalisering van administratieve processen zit al jaren in de lift, maar vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie in België een echte gamechanger. Niet alleen moeten bedrijven elektronische facturen kunnen verzenden, maar ze zijn vanaf dan ook wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

Wat verandert er precies?

Vanaf 1 januari 2026 geldt er in België een algemene verplichting tot het gebruik van gestructureerde e-facturen (Peppol-formaat) voor B2B-transacties. Dat betekent concreet:

• Elke Belgische onderneming die een factuur uitreikt aan een andere Belgische onderneming, moet dit digitaal doen via een gestructureerd formaat (zoals UBL via Peppol).
• Maar nog belangrijker: elke onderneming moet ook in staat zijn om deze e-facturen te ontvangen en te verwerken

Met andere woorden: je kan niet langer volstaan met een PDF of papieren factuur, en je kan er ook niet langer op rekenen dat jouw boekhoudsoftware e-facturen gewoon als bijlage afhandelt. Actieve digitale verwerking wordt de norm.

Waarom is dit belangrijk voor jouw bedrijf?

1. Wettelijke verplichting:
   Niet in staat zijn om e-facturen te ontvangen is vanaf 2026 een overtreding van de wetgeving. Dit geldt voor alle btw-plichtige Belgische bedrijven, groot én klein.
2. Operationele efficiëntie
   Door over te stappen op e-facturatie (zowel in- als uitgaand), verklein je de kans op fouten, verkort je verwerkingstijden en verbeter je je cashflowbeheer.
3. Bedrijven die vandaag nog geen gebruik maken van een e-facturatieplatform met Peppol-integratie, moeten nu beginnen met plannen. De overstap vraagt niet alleen technische aanpassingen, maar vaak ook verandering in interne processen.
   

📝 Peppol facturen versturen én ontvangen via Digivak? Bekijk hier hoe het werkt.

Wat betekent “e-factuur ontvangen” eigenlijk?

Een e-factuur ontvangen betekent meer dan enkel een PDF via e-mail. Het gaat om het ontvangen van een gestructureerd XML-bestand via een beveiligd netwerk zoals Peppol, dat automatisch herkend en verwerkt kan worden door je boekhoudsysteem. Als jouw onderneming dit niet kan ontvangen en verwerken tegen 2026, zal je niet voldoen aan de Belgische wetgeving.

Wat is Peppol?

PEPPOL is een afkorting; Het staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het werd ontwikkeld door de Europese Commissie, om de uitwisseling van elektronische facturen binnen de Europese Unie te stroomlijnen.

Peppol in mensentaal is dus een veilig online adresboek, dat de verzending van elektronische facturen tussen machines (lees bedrijven) verzorgd.

Om documenten te versturen (of ontvangen) op het Peppol-netwerk, moet je je registreren.
📝 Met Digivak registreer je gratis op het PEPPOL-netwerk in 1 klik!

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur dat volgens een specifiek formaat online verstuurd wordt.

Wat is er nu zo speciaal aan e-facturatie?

• Een e-factuur wordt pas ingelezen als deze aan strikte normen voldoet.
• Je kunt die zelf maken, maar versturen én ontvangen moet via gecertificeerde e-facturatie software gebeuren.

Hoe Peppol facturen versturen en ontvangen?

Facturatie software zorgt voor automatische verzending, verwerking en ontvangsten van e-facturen.

Om succesvol te kunnen verzenden, is het belangrijk dat de facturen aan strikte normen voldoen! Op die manier kunnen alle geïntegreerde softwaresystemen de bestanden gemakkelijk uitlezen.

Hoe gaat het in z'n werk:

• De software maakt de factuur op als XML-bestand, volgens de strikte regels van het UBL-formaat. Dit formaat werd specifiek gecreëerd met digitale facturatie in gedachten. Deze regels zorgen voor de garantie dat alle nodige informatie voor een geldige e-factuur aanwezig is.
• De e-facturen worden na verzending (automatisch) naar de ontvanger gestuurd via het beveiligde PEPPOL-netwerk. Afhankelijk van het software systeem, wordt het document automatisch verwerkt in een boekhoudsysteem. Gezien de strikte regels van het UBL-formaat, kan de informatie structureel uitgelezen worden. Dit verlaagt de kans op fouten!

📝 Peppol facturen versturen via Digivak? Bekijk hier hoe het werkt.

Veel gestelde vragen over Peppol (FAQ)?

Is Peppol registratie gratis?

Peppol is gratis. Je kan je gratis registreren bij Peppol via facturatie software zoals Digivak.

Is PEPPOL verplicht?

Vanaf 2026 ben je als zelfstandige verplicht om aan e-facturatie te doen. PEPPOL is hierbij de Europese standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.

Is e-facturatie verplicht?

De overheid verplicht E-facturatie al voor overheidsopdrachten. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische B2B facturen. Voorlopig worden we gespaard van een verplichting op facturatie naar particulieren.

Ik heb een bijberoep, ben ik ook verplicht?

Ja, e-facturatie is verplicht voor alle Belgische zelfstandigen en vennootschappen, dus ook voor eenmanszaken of zelfstandigen in bijberoep.

Moet ik mijn facturen nog afprinten?

Een factuur blijft geldig, ongeacht het oorspronkelijk formaat. Je mag deze dus zowel digitaal als op papier bewaren.